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Onboarding: 3 astuces pour réussir son Welcome Pack

Offrir un mug personnalisé et original peut-il transformer le premier jour de votre nouveau collaborateur ? La réponse est oui. Les managers les plus expérimentés peuvent assurément vous raconter une histoire sur "celui qui s'est échappé". Cette nouvelle recrue qui est partie à la dernière minute parce qu'elle a eu une meilleure offre, un travail plus adéquat à son profil ou parce qu'elle ne s’est jamais intégrée.

Un bon programme d’onboarding intègre les nouveaux employés dans leur milieu de travail et les aide à relever leurs nouveaux défis. Cela commence par leur offrir un « welcome pack » adéquat, signe d’une marque employeur forte et efficace.

1. Personnalisez votre message d’accueil

Le message de bienvenue en dit long sur la personnalité et les valeurs de votre entreprise. Un message standard ne fera guère de bonnes impressions et aura même tendance à provoquer l’effet inverse : donner le sentiment au salarié qu’il a débarqué dans une entreprise « banale » comme celles qu’il a pu voir auparavant.

Oubliez les messages standards du PDG qui ne changent plus depuis 10 ans et n’hésitez plus à investir pour impressionner dès le premier contact. Optez-pour un livret d’accueil ayant un design original et CE look inédit qui vous distinguera (une typographie personnalisée en cuivre par exemple ?). De même, n’hésitez pas à solliciter vos équipes de communication (s’il y en a une) pour créer des vidéos légères ou des GIF humoristiques. Cela reflètera une ambiance de travail jeune et moderne dans votre entreprise.

Si vous disposez d’un réseau social d’entreprise, profitez de cette opération pour séduire vos nouveaux employés. Imaginez l’effet de surprise et le plaisir ressenti de trouver une annonce les concernant sur la page d’accueil quand ils essaieront de s’y connecter pour la première fois.

2. Faites preuve d’imagination pour votre kit d’accueil

Qui dit welcome pack, dit « kit de bienvenue ». Le kit le plus basique comportera toutes les informations indispensables à vos salariés (contacts clés, FAQ, charte d’éthique, etc.). Ainsi que des éléments utiles au travail quotidien tels les ustensiles d'écriture, les articles de bureau et les accessoires (clés USB, stylos, agendas, tapis de souris, etc.) arborant le logo de l'entreprise, bien sûr. Toutefois, faire preuve d’originalité rendra le premier jour d'embauche d'autant plus spécial et développera chez l’employé un sentiment d’appartenance dès ses premiers pas.

Outre les goodies habituels (porte-clés, balles anti-stress, etc.) misez sur des cadeaux pouvant servir à leurs vies quotidiennes. Comprendre : en dehors des horaires de travail. Citons pour cela des accessoires de loisir (sac à dos, t-shirt de running) pour les accompagner durant leurs activités sportives ou de camping. De même, les gadgets high-tech, tels les casques audio, montre connectées, enceintes Bluetooth, sont très appréciés.

Les options sont infinies, faites donc preuve de créativité en contextualisant. Citons l’exemple de l’agence de média américaine PFSK et de l’agence de design YourStudio qui ont offert à leurs nouveaux employés un pot personnalisé fourni avec des semis et un ensemble d’objets connectés. Le but d’une telle démarche? Les initier à une culture d’entreprise basée sur la « croissance » et la « patience ».

3. Illustrez vos cultures et valeurs

Le welcome pack est certainement l’une des occasions les plus importantes pour affirmer votre culture, votre ADN et vos valeurs d’entreprise.

Plutôt que de les citer simplement dans vos discours ou de les énumérer vaguement dans vos slides et vos présentations d’accueil, réfléchissez aux moyens de les illustrer et de les montrer concrètement dans de véritables situations de la vie professionnelle réelle. Les photos et les séquences vidéo du personnel sont un excellent moyen de transmettre la culture d'entreprise en action. De vraies personnes relayant de vraies histoires, des témoignages, sur leurs emplois et leurs expériences au sein de l'entreprise.

N’hésitez pas aussi à aider vos recrues à faire la connaissance de leurs collègues, en organisant régulièrement des afterworks, des petits-déjeuners, ou bien évidemment, des Random Lunch. Briser la glace n’est jamais simple, surtout lorsque l’on vient d’arriver.

Enfin, nous n’insisterons jamais assez sur le fait que l’onboarding ne se termine pas à la première journée d’intégration. Il en va de même pour le welcome pack. Sollicitez vos nouveaux employés sur leur ressenti et leur retour d’expérience après cette journée. Le but étant de vous améliorer sans cesse tout en se souciant d'eux en tant qu'individus.

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